作为协同办公软件的工具，OA办公系统时刻处理着人机交互，其易用性尤其不能轻视，并且已经成为成熟协同产品的重要标志。只有真正满足了用户功能需求的基础上，才可以让协同办公系统顺利融入企业，追求不断完美的用户体验需求，才能实现真正的易用性。
首先，企业信息化需要让全体员工包括领导都真正参与进来，尤其是日常办公中必不可少的协同办公系统。然而，公司内部员工年龄层跨度较大，在60、70、80、90后同处一个办公室的情况下，计算机水平参差不齐，在对新事物的理解和接受速度上也不一致。
其次，免费OA系统是否易用直接决定了公司培训成本的高低。操作复杂的OA协同办公系统意味着更高的培训成本。其中包含时间成本、财务成本、人工成本、硬件成本等等。而且，易用性不高的系统仅教企业决策者一方熟悉掌握就需要花费很长一段时间，更不要说让企业全体上下熟练运用。很多企业就因为系统操作太复杂无法全员推广使用致使项目半途而废。
于是，企业对系统的易用性的呼声也越来越高，其中OA办公系统的易理解性、易学习性、易操作性均成为企业CIO选型中不可轻视的重要因素。
易用的OA办公软件可以在很短的时间