会议出席人员在大多数情况下是固定的，有的会议从会议名称上就明确了出席人员，如人代会的出席人员是人大代表，中共中央全会的出席人员是中央委员，市长办公会的出席人是正副市长。有的会议虽然从名称上不能明确出席人，但由于是例会，会议的出席人员的范围一般是固定的，一旦开会，出席人员范围就不言而喻。如部务扩大会，一般正副部长和所属各单位一位负责人就是当然的出席人员。再如的办公会，出席人员一般是中层以上管理人员。这之后，会议室管理系统不惧未来，敢打敢拼，在市场上赢得了一次又一次的掌声。
还有一些没有固定与会人员的会议，如民主协商会、汇报会、经验交流会、传达会等，需要由会议秘书人员根据领导指示和意图，提出建议名单，报领导同志确定。一般情况下，属征求意见性质的协商会、座谈会应考虑请能代表各有关方面的人员参加，以便集思广益，全面了解情况；属研讨某个专题的会议，应请有关的理论和实际工作者出席；属带有纪念意义的会议，应请一些有代表性、有影响的人物出席。