上一期,我与大家分享了《麦肯锡咨询的思考逻辑——冷静思考(上篇)》(点击阅读),着重介绍了逻辑顺序里面的时间顺序。
注意啦,这篇,我将分享另外两中逻辑顺序,它们在生活工作中也是经常用到,但是很多人并没有用好。
为什么呢?因为大部分人没有想过逻辑顺序这个概念,所以即便不自觉地使用也不会完整,更没有检查自己的思路,导致最后无论是传达信息还是说话表达,观点不会十分明确乃至有些模糊。
那么,这两种顺序就是:结构顺序与程度顺序。下面,我们来好好看一下这两种顺序。
一
什么是结构顺序?结构顺序是将某事物合理地划入不同的组成部分的顺序,比如一个公司由不同的部门组成,公司组织结构图使用的就是这种最简单的结构顺序。
(图一)
这个“某事物”既可以是真实的,也可以是概念性的;既可以是一个物体,也可以是一个过程。它的组成部分一定要合理划分。
各部分的划分必须遵循mece原则:
各部分之间相互独立,没有重叠,有排他性
所有部分完全穷尽,没有遗漏
“相互独立不重叠,完全穷尽无遗漏”,如果你在进行整体划分时应用了这两个原则,那么划分出来的结构肯定会包含所有需要说明的部分。
一旦建立起逻辑结构,就可以按照自下而下、自左而右的顺序依次描述各个部分。
二
结构顺序中的所有思想观点主要是提炼概括、归纳总结,我们完全可以用这种结构来检查平时撰写的商业公文、邮件反馈与汇报等。
下面我们来看一个案例。这个例子是一家饮料生产企业的工作人员写的,这家企业已经决定将其产品的包装由玻璃品改为塑料瓶,但在包装来源上面临两种选择:
一是从外部购买塑料瓶,二是自行开发塑料瓶生产能力。
该工作人员反对自行生产塑料瓶。于是我们看到原文如下:
投资生产塑料瓶将面临一系列内部及外部的风险和限制:
技术风险——不成熟的设计问题。
环保风险——法律可能禁止生产不可回收塑料制品。
优惠风险——在通货膨胀期顾客不一定欢迎优惠包装。
非独家经销:外倍销售将降低营销作用;因所有权问题,难以向其他企业销售。
投资多——投资回收期过长。
对每股收益造成负面影响。
近期研发费用。
公司现金流问题——现有业务发展需要在资金。
玻璃制造商们大幅降低产品价格,而塑料制品的通账率比玻璃制品低。
在我们进入塑料制造行业时,其他塑料制造商可能会大幅降低产品价格,因为其投资利润率偏低(多数处于7% — 10% 之间)。
容器行业的典型特征是低利润,进军该行业的关键是低成本生产,进入访行业可能导致我们的股价收益率下降。
看得是不是有点头晕? 嗯,我也是……
但我们可以依次检查作者的每一条反对意见,了解其反对的原因。为什么他会认为这些问题是不利因素呢?
我们将其反对的原因一一对应、逐条列在下面:
高成本
法律限制
被迫降低销售量或价格
低销售额
高投资、低投资回报率
每投收益率下降
必须贷款
被迫降低价格
毛利低、股份收益率下降
一般在谈论成本、销售额、价格、投资和投资回报率时,我们必须了解它们之间的关系,如图:
关于每股收益与股价收益率再看这一个图:
我们还有两个点需要处理,即“必须贷款”和“法律禁止”这两项。
其实,如果我们在“利润”这一因素下增加“税额和利息”因素,“贷款”这一项就可以纳入以上图形了,没有列出这一项,是为了使图形更容易理解。
我们再试着将所有因素组织在一起,可以看出该工作人员想表达的意思:
我们在进入塑料容器生产行业之前应该慎重考虑:
如果法律禁止生产不可回收产品,我们可能根本没有办法上该项目
即使该法律未能出台,该项目也将降低我们的盈利能力
从近期看,降低每股收益
从远期看,降低投资回报率
你看,通过这样的检查与思考,所表达出来的观点是不是清晰多了?不管说的对不对,至少让听的人、看的人很容易理解,而不会像之间那样看起来头晕。
从这里我们也可以倒推出,我们写作时必须首先构思文章结构,否则你根本不知道自己已经写得一塌糊涂。按照结构写作,能够让你及时发现错误和遗漏。
三
我们再来看看程度顺序,也称重要性顺序。简单来说就是按重要性或者程度高低来进行排序。
一般来说,是先强后弱,先重要后次要。也有很多人在明确各要点的相对重要性后,将最不重要的放在第一位,依次增加重要性,把最重要的思想放在最后,以增加戏剧性效果。
但需要指出的是,戏剧性是出于情绪的考虑,而不是出于逻辑性的考虑,所以这也是写作风格问题。在多数情况下,我们都会将最重要的思想放在第一位。
我们来看一个例子,利用程度顺序来识别调整不适当的分组。
客户对销售报告和库存报告不满意:
1.提交报名的周期不恰当
2.库存数据不可靠
3.获得库存数据的时间太迟
4.库存数据与销售数据不吻合
5客户希望能改进报名的格式
6.客户希望去除无意义的数据
7.客户希望突出说明特殊情况
8.客户希望减少手工计算
针对这些问题,我们可以先将期整理出大致的类别,比如“提交报告的周期不恰当”属于“时机不对”,“希望能改进报名的格式”属于“格式不对”等。
客户的意见
问题类别
1.提交报告的周期不恰当
一、时间不好
二、数据不符合要求
三、格式不对
通过这样的分类,我们可以看到目前存在3类问题:时间、数据和格式。那么如何按重要性来进行排序呢?这就要看回答的重点问题是什么。
是为什么不喜欢这种报告?还是如何解决该问题?还是系统生成的报告为什么没意义?
不喜欢?
如何改?
没意义?
一、提交的时间太晚
三、确定所需的数据及格式
二、数据不可靠
三、格式不对,无法找到所需的数据
二、确保报告中数据的可靠性
三、数据格式混乱
二、即使找到数据,数据也是错误的
一、确保及时提交报告
一、生成的时间太晚,无法采取有效的行动
这个例子也说明 ,想了解某一组思想真正想表达的思想观点,需要经过以下过程:
1确定该组思想的类型
2将同一类型的思想归类、分组
3找出各类别思想之间的顺序
四
综上所述,检查逻辑顺序是思考某一思想分组是否恰当的重要方法。当你遇到任何一组归纳性思想、想要找出其真实意义时,一定要先快速浏览一遍该组中的所有思想。
你是否能发现某种逻辑顺序(时间顺序、结构顺序、程序顺序)?
如果不能,你能否发现这种分组的基础(过程、流程、结构、类别),并采用某种逻辑顺序?
如果某组中所列的思想很多,你能否发现它们之间的共同点,并根据这些共同点将思想归纳、分组,然后使用逻辑顺序?
如果你确认某一组思想的划分既合理又完整,那么,你就可以推导出一个逻辑结论,你的思想抽象层次又将提高了一层。
虽然刚开始去做这样的冷静思考的确有些艰难,但只要坚持做下去,长期以往,你会发现,在不知不觉中,你的思维将获得质的提升。
谁不喜欢和说话做事一眼望到底的人共事呢?你的人生机会又会因此而更多一些!