在传统的商标管理中，商标证据管理一直处于被动状态。其主要操作模式是在商标案件发生的时候，由商标管理部门主导(一般为法务部或知识产权部)，请各个相关部门协助搜集相关的商标证据并进行筛选，选出有效证据适用到商标案件当中。这种方式可能会产生两个问题：一个问题是案件的处理都有法定期限，在固定期限之内进行的证据调取工作可能会因时间仓促有所遗漏，不够全面;另一个问题是没有从根源解决商标有效性的问题，很可能会造成这样一种局面，即在证据归集过程中汇总的档案材料众多但筛选后可适用于商标案件中的证据屈指可数。这样既对商标案件毫无裨益，还浪费了企业的管理资源。因此，在管理思路上有所调整可能是最好的选择。
变被动应对主动管理
商标证据虽然在商标案件发生时才会发挥作用，但商标证据的管理应实现日常化，将商标证据管理作为企业商标管理的常规工作内容，与“养兵千日，用兵一时”异曲同工。待商标案件发生时，商标证据材料赫然在案，调取自如，处置轻松。
将证据有效性判定前置
在传统方式中，商标管理部门并不过问商标使用部门的商标证据如何产生，这必然导致商标管理部门在筛选有效证据阶段因商标证据证明力的不足而产生“巧妇难为无米之炊”的无力感。商标管理部门与商标使用部门之间的业务交互如果前置于商标使用行为发生之前，由商标管理部门指导商标使用部门按照商标证据有效性的要求去使用商标，那么商标使用产生的证据材料皆为有效证据，可直接留存。一旦发生商标案件，无须筛选，可以直接调取使用。
如果要将商标证据管理作为企业商标管理的常规工作内容，制度化是最好的方式。
设置制度规范，一方面可以让相关主体在实施时各司其职、有章可依，另一方面可以提高相关主体对企业商标证据管理的重视程度。
企业商标管理的制度设置首先要说明管理内容，即确定制度需要解决哪些问题。
按照基本框架设计，可以包括但不限于以下内容：
1.明确目的
商标证据管理的目的就是要充分保障有效的商标证据规范留存，在商标案件中可以及时调取使用，有力地维护商标注册人的合法权利。明确目的便于企业员工更好地理解各种实施举措设置的意义，在意识上达成共识，在行动上形成合力。商标证据管理的目的，并不是列入制度的僵化条文，而应将重视商标证据的思想由上而下地宣贯下去，真正从意识上提升员工的重视程度。
2.关注商标使用
商标证据的生产环节，决定了未来使用在商标案件中的商标证据的质量和数量，是商标管理工作中最为基础的环节。商标证据的产生源自商标使用，但因为商标使用可能包含多种形式，也可能涉及较多部门，所以需要规范的工作内容既多且细。要规范商标证据的产生，可以抓住“两个重点”和“三个原则”。
两个重点
关于商标使用，最重要的是在全员意识中参透“两个重点”。
1.商标使用要体现“四要素”，即标志、主体、时间、范围，这是保证证据证明力的必需要素。
2.商标使用要形成证据链，在单一证据不能或不便体现四要素的时候，可以通过一系列相关证据完整地证明待证事实。
三个原则
1.规则指引与示例样本相结合。商标使用部门是商标证据产生的源头，因此，要让商标使用部门积极地参与到商标证据的管理工作中来。这种参与，首先要有具体的规则进行指引，让商标使用部门了解其工作内容、协作路径等，逐渐掌握商标证据有效性的相关专业知识，自觉自愿地规范商标的使用，形成有效的商标证据。
但规则毕竟是抽象和概念化的，要求商标使用部门掌握属于法律领域的专业知识绝不可能一蹴，既要给予充分的时间，又要提供便捷的路径。例如，可以根据商标使用的主要形式制作商标证据的示例模板，生动地展示商标使用的应有状态，可以在最短时间内帮助商标使用部门将复杂的商标管理工作变得易懂易操作，既可以最大程度地节约商标使用部门的时间，消除商标使用部门对于证据管理可能产生的抵触和困惑情绪，还可以使企业的主要商标证据形式整齐划一，有效规范。
2.实现管理效果与管理成本的均衡。商标证据管理应未雨绸缪地体现在日常管理之中，发生商标案件后才能从容应对，犹如军队，备战时训练有素，战时才能骁勇破敌。商标证据管理要实现这种管理效果，可能要给相关部门增加工作内容，新置工作流程，占用更多的管理资源，需要先期的投入。但这种投入绝不是不计成本的多多益善，而是适度的恰到好处。简言之，就是要充分考虑管理效果与管理成本之间的均衡，商标证据管理必然要付出一定的管理成本，但这个管理成本应是在保证管理效果基础上的最小损耗。
3.传统内容与新兴事务兼顾。商标证据主要包括销售广告宣传类和荣誉类等，在这些证据中，传统的证据内容依旧是商标案件的主力军，例如商品交易文书、产品包装、广告宣传页等。关注传统内容的同时，企业也要对新兴事务保持一定的敏感性。
随着互联网如火如茶的发展，交易和传播逐渐发生了新的变化，网上交易和新媒体传播的出现，使得商标证据不再囿于传统形式，电子证据的比重逐渐增加，重要性也逐渐凸显。因为网络信息的易变性，电子证据的客观性在商标案件中极易受到质疑，最好的方式是将电子证据进行公证，公证后的商标电子证据具有公信力和较高的证明力。但承受着电子证据的逐渐增多，将每份电子证据都进行公证将投入巨大的时间成本和经济成本，不具有可行性，电子存证服务应运而生。
电子存证服务是指涉事一方将相关数据电文委托第三方机构使用时间戳等电子签名技术处理后保存，以备将来司法所需。与电子合同不同的是，电子存证是一种单方的法律保护服务，主要应用在诸如某一方的知识产权证明、委托授权书、数据保存等场景。目前，已经有一些企业在电子存证服务方面的产品初步获得较好的市场反馈，这一服务也从法律领域逐渐扩大到金融、通信、互联网、医疗等领域。
3.谨慎留存
商标证据的留存听起来简单，但在实施时需充分考虑诸多细节。实务中多数企业常见的处理方式是将商标证据留存在商标使用部门，商标管理部门需要时再向商标使用部门调取。这种方式可能产生的问题是商标管理部门对商标使用的具体情况了解不充分，商标案件发生时调取到的证据即便数据不足或证明力有问题，也只能硬着头皮在案件中提交，案件结果自然不乐观。
我们假设商标管理的理想状态，应该在各部门之间形成一种惯性良好的闭环管理，即加强商标管理部门和使用部门之间的互动，商标管理部门承担起指导和监督商标使用、给予建议等职责，及时地发现商标证据中存在的问题反馈给商标使用部门，商标使用部门经过不断调整以保障证据的有效性和全面留存。具体做法上，可以赋予商标管理部门抽查商标使用证据的权利，也可以让商标使用部门定期反馈部分商标使用证据给商标管理部门，便于他们了解企业商标的使用情况，及时对商标证据管理提出建议，进行调整。
商标证据可以留存在商标的使用部门，也可以归集到商标管理部门，还可以存档到档案管理部门。选择留存到哪个部门，与企业的组织架构和部门职能相关。如果由商标使用部门来管理商标证据，有其业务优势，他们对证据产生的来龙去脉最为熟悉，可以从业务属性的维度进行管理。但档案存储的规则还需与商标管理部门协商确定，以便于商标案件调取适用为宜。商标管理部门在管理商标证据上具有先天的专业法律优势，商标证据归集到商标管理部门手中，他们可以随时关注商标的使用情况是否符合规定并给予整改建议，还可以在案件发生时直接调用，不必再委托商标使用部门配合调取。档案管理部门在文件管理上具有专业的管理模式和丰富经验，在保存时间和规则上都是标准化的，且有足够的存储空间。但是选择档案管理部门存档，就要理顺商标使用部门、商标管理部门与档案管理部门三者之间的交互关系。
*常见的商标使用证据
《商标法》第四十八条规定：“本法所称商标的使用，是指将商标用于商品、商品包装或者容器以及商品交易文书上，或者将商标用于广告宣传、展览以及其他商业活动中，用于识别商品来源的行为”。商业活动中商标使用的证据形形色色、不计其数，通常下列几种形式被认为是有效的使用证据：
1、使用商标的商品、商品包装、容器、标签、产品说明书、介绍手册、价目表等。
2、有商标使用的、与商品销售有联系的交易文书上，包括商品销售合同、发票、票据、收据、商品进出口检验检疫证明、报关单据、与商标印制企业签订的标明商标的合同或其开具的发票等。
3、对商标进行大规模广告宣传的资料，如能确认时间的报纸、杂志、电视、广播的广告实样；与广告公司或电台、电视台等媒体签订的标明商标的广告合同或其开具的发票；能确认时间的店堂、灯箱、户外广告的照片等。
4、商标许可他人使用的，可以提交商标使用许可合同。经商标局备案的使用许可合同，其证据效力要远远优于未备案的合同。
5、服务商标的使用证据。在下列情形中使用服务商标，视为服务商标的使用：服务场所、服务招牌、服务工具；带有服务商标的名片、明信片、赠品等服务用品；带有服务商标的账册、发票、合同等商业交易文书；广告及其他宣传用品；为提供服务所使用的其他物品，包括使用于服务的介绍手册、店堂装饰、工作人员服饰、招贴、菜单、价目表、奖券、办公文具、信笺以及其他与指定服务相关的用品等。上述情况中能确认商标和使用时间的照片、实物均可作为使用证据。
6、为涉外注册提供的、用来证明商标已在申请国使用的证据。在这个过程中，通常是提交能确认时间、商标、目的地及产品的订单、合同、发票、信用证、提单、仓单等等。
在其位，谋其政
解决了商标证据管理的工作内容，下一步就是要明晰业务的相关部门，分配好各自的岗位职责。
商标管理部门是商标证据管理的主要部门，负责商标证据管理的整体规划、制度设计、实施监督和建议指导等职能，承担着最为重要的责任。
商标使用部门一般包括市场、销售等业务部门，他们是商标使用的具体执行者，是商标证据的源头。商标使用部门是商标管理的主要协助部门，他们的主要职责是规范地使用商标，依据制度规定规范留存或者向其他部门归集商标证据。
其他协助部门包括财务部门、档案管理部门等，都是商标管理的辅助部门，涉及的工作职责是在日常管理中有序地留存商标证据，在商标管理部门调取商标证据时能及时反馈。
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