（一）更新观念此外，我们不能忽视会议室管理系统给行业发展注入了新的活力，对于激活市场有着深远的意义。
树立正确的会议观，认识会议功能的有限性，破除唯行文办会是正宗的旧观念，可以不开的会议就不开，可以通过其他方式解决的问题，就不一定要以开会方式解决。摒弃凡开会必请领导到场，到场就非得讲话、接见、、照相的保守观念，可以少请领导，让领导从会海中解放出来，有更多的精力下基层，办大事。
（二）建立制度
要改变目前有些单位会议活动多头安排、无计划、无控制的状态，必须规定各个职能部门需要召开的会议均归秘书部门统一管理，并制定必要的会议制度。如：
建立禁会制度，设立无会日、无会周。旅游旺季禁止到旅游区开会。
建立会议审批制度，明确各种会议的审批权限和会议的职能范围。执行会议的审批程序，有效控制会议的规格、规模和次数。
建立会议成本核算制度，实行经费预算审核，降低会议成本。
建立会议限时制度，保证如期举行，准时开会，讲话限时。
建立会议评估制度，科学及时地评估会议绩效，总结办会经验教训，提高会议效率。
（三）改进方法和手段
会议是程式化很强的活动，在长期的实践中，人们积累了许多很好的方法。但是，随着社会的发展、科技的进步、人们观念的转变，会议的方法和手段都需要更新。
改进方法才能有效地利用时间，节约费用，增强效果，才能适应时代的发展，做到与时俱进。今天，人们已经在改进会议方法和手段方面做出了许多努力，新方法、新手段在会议中的使用日趋普及。