若遇到一下这个场景,估计大伙儿都不知从何下手:
「小罗,我们下周一有个活动要跟进一下,回来要做好活动ppt,周五汇报。」
——「好的,我记一下。」
「别急,还有呢:下周五要做设计培训会,元旦回来第二周开全体会议要筹备,第三周要做第一次办公技能培训和新人培训第二次回炉,你记得预留前期时间,别重叠了。」
当繁琐的事情多起来的时候,你会开始乱。这时候你需要一张甘特图!它能让你一目了然。
什么是甘特图?
就是甘特先森发明的,让你看一眼就知道哪天该干什么的图,它长这样:
以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。管理者由此可便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作进度。
那么问题来了,这种图怎么做呢?
经历过大项目的老司机可能会说用project,可是不是每个人电脑上都有project软件。所以更普遍的情况是直接在excel表里制作。
「听说隔壁小王不会画甘特图,然后就……」
「画?怎么画?」
「制作一个框架表,然后插入形状,然后调整宽度,修改颜色边框;然后再插入一个形状调整宽度,调整宽度…难道不是这样做吗?」
用不着自己辛辛苦苦的全部进度画一遍,在excel里,你只需要输入时间节点的数据就可以了,它会自己生成!
下面就带你看看,如何利用excel自带的模版,管理工作进度。甘特图不用自己做,会用就好!
找你的模板
不仅是ppt有模版,在excel中,打开软件,或者点【文件】-【新建】,也能看到一大堆现成的模版。
在新建面板顶部的搜索框内输入 甘特图 ,按下enter进行搜索。就能找到这个模版:
创建文件
在搜索结果中,点击惟一可选的模版,创建 一个excel表格文件。
在表格中,把标题改成实际的项目名称:
修改活动条目内容
甘特图是项目管理的利器。把项目分解成合适的步骤是非常关键的一步。分解完成后,将内容输入甘特图活动列。
修改项目起止时间
在这个模板中,只有当月的日期。例如,现在是10月份,第一项工作计划从 10 月1日开始,用3天完成。那我们只需要在计划开始时间输入数字1,在计划工期中输入3,模版就会自动生成右边的进度条。
假如这项工作实际是从10月2日开始,用了4天时间才完成。那就可以在实际开始时间和实际工期中分别输入数字2和4:
这样做的好处是,你在制作前,只需要记住关键节点的时间,图形自动生成。生成之后,可以再根据实际情况进行调整。
需要特别留意的是,计划工期并非指整个项目从计划到实施需要多久,而是指活动本身持续时间。所以使用时,如果是项目内部任务拆解,顺势写下每个准备项目即可。如果在一个图内需要体现多个项目,则可以用项目名称-任务名称的命名方式,便于任务表的理解。
修改项目完成百分比
这个模版特别之处,在于我们可以直接填入完成百分比,在右边就能看出完成的进度,一目了然。橙色实色显示的超过计划完成的部分。
修改当前日期
想对比当天的日期,看看进度如何?
点击周期突出显示旁边的数字,从下拉列表选择一个日期。比如今天是10月8日,选择数字8,在进度区域就能看到一个纵向、浅橙色突出显示的列。
哪些落后进度,哪些正在进行,哪些延期,尽在掌握。
跨越项目怎么办?
你仔细看这个模版,31后面是什么?是32!...一直到60!
所以这是一份以60天为周期的甘特图规划:2个月以内的事,用甘特图规划正好。而2个月以外的,考虑到各种实施中的变化,项目复杂度来说,还真不太适合用这个表格来规划。还是先放在日历上吧!(我猜excel是这样想的)
那既然不是对应日期,你为什么说9月1日开始的在计划开始时间填1?
因为方便啊!我们当然也可以在甘特图中,手动把1、2、3...改为对应的日历日期,不过,其实不改,也能理解。
除了甘特图,excel还有很多模版,譬如日程表,譬如跑步日志,理财计划......都挖出来看一看,这些表格结构是怎么设计的?怎么配色的,用到了哪些功能,怎么把这些功能组合运用,形成整体的自动化模版?拆解一遍,无形中提升了对excel技巧的全面认知。