提高管理效率、降低库存同时减少生产缺料、管理计划工作、成本核算这些都是外贸企业实施外贸erp的原因，但这种说法有点虚，具体来说外贸企业实施外贸erp的目的就是为了把外贸企业的基础管理工作做好。很多的外贸企业管理问题，都可以归结到基础管理工作没做好，这个就好像一栋高楼大厦，如果地基不牢固，后果会怎样，大家可以想象得到。所以对于外贸企业来说，我们的产品要创新、服务要创新、市场营销要创新、生产设备要更新等等，这些都很重要，但是如果基础管理工作没做好的话，那么所有的这些创新，能不能得到我们想要的结果呢?答案是很难的。以前有很多外贸企业，曾经是叱姹风云，但是没过几年就关门了，为什么呢?不是因为他们的产品不够好，客户不够多，也不是因为他们的设备不够先进，而是因为什么呢?很多时候是因为他们的基础管理工作没做好。
什么叫基础管理工作没做好呢?用一句话来解释，就是没有把物管好，没有把财理好。管理的管，管的就是外贸企业的物，尤其是外贸企业的原材料、半成品和产成品。管理的理，理的就是外贸企业的财，主要包括外贸企业的往来帐，还有成本核算，对不对?如果没有把物管好，就会导致库存积压和生产缺料，如果没有把财理好，我们的往来帐和成本核算都会有问题。物没管好，财没理好，会给外贸企业带来什么样的负面影响，大家一定比我更清楚。那么在手工环境下，我们能不能做好这两件事情呢?答案是很难的。
首先我们通过一个模型来分析，在手工环境下我们为什么不能把物管好。
为了便于分析，我们要借用外贸erp里面有关物料的四个量的概念。我们知道，任何物料从上游的供应商，经过外贸企业，再到达客户手中，中间需要经过很多的环节，那么外贸erp是怎样对不同环节的物料进行管理的呢?主要就是通过四个量，这四个量就是在手量、在途量、分配量，还有一个就是可用量。
在手量就是现在就在仓库的数量，在途量就是订单已经下达但是还没有入库的数量。对于原材料，就是已经下达了采购订单但是还没有到货的数量。对于半成品和产成品，就是已经下达了生产订单，但是还在生产过程当中，还没有完工入库的数量;
分配量就是订单已经下达但是还没有出库的数量。对于产成品，就是已经签了销售合同，但是还没有交货出库的数量。对于原材料和半成品，就是已经分配给某一张生产订单，但是车间还没有来领料的数量;
而可用量，就是没有指定用途，可以任意分配给下一张订单的数量，这是一个计算出来的量，可用量=在手量+在途量-分配量。
我们不能把物管好，实际上就是没有把物料的这四个量管理好，比如如果在手量太多，就是库存积压，如果可用量小于零，就是生产缺料或者销售缺货，我们不能管好物料数量的原因有很多，但主要是我们的计划工作没做好。
在手工环境下，我们是怎么制订计划的呢?最常用的一个方法就是逐层分解法，就是按照物料清单的层次，由上往下一层一层的计算毛需求和净需求。
任何外贸企业做强做大的前提，就是先通过外贸erp把外贸企业的基础管理工作做好，也就是先把外贸企业的物管好，把外贸企业的财理好。如果企业还停留在手工时代的逐层分解，按物料清单的层次由上往下一层一层地计算毛需求和净需求的话，那就很难冲破企业瓶颈，实现企业进一步发展。
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